KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK KECIL DAN RAPAT

KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK KECIL DAN RAPAT

15.1.KOMUNIKASI DALAM KELOMPOK KECIL

Komunikasi kelompok merupakan cara yg paling efektif untuk menyelesaikan masalah dalam masyarakat yang demokrasi. Cara tersebut melibatkan orang lain dan menghasilkan keputusan yang mungkin mempengaruhi kehidupan seluruh anggota kelompok secara dramatis.

Namun tidak semua orang seuka bekerja dalam kelompok. Banyak orang yang enggan dengan system seperti ini. Mereka tidak suka bekerja sama dengan orang lain dalam kelompok. Namun karena tugas itu tidak dapat dihindarkan maka mereka harus melakukannya.

15.1.1.  Dinamika Kelompok

Agar dapat berkomunikasi dalam kelompok, seseorang harus memahami dinamika kelompok. Dinamika kelompok yaitu interaksi yang terjadi diantara orang-orang yang ada dalam kelompok tersebut.

Suatu pertemuan diselenggarakan dengan tujuan tertentu dan pencapaian tujuan tersebut, salah satunya dipengaruhi oleh dinamika kelompok. Oleh karena itu, pemahaman dinamika kelompok menjadi sangat penting dalam suatu rapat dan pertemuan. Selanjutnya, dinamika itu sendiri dapat dianalisis lebih lanjut dalam hal peran yang dimaenkan oleh masing-masing peserta rapat, norma kelompok, dan pengambilan keputusan dalam kelompok.

1.      Peran yang Dimainkan oleh Peserta Rapat.

Dalam rapat setiap individu akan memainkan peran tertentu yang membantu kelompok mencapai tujuannya. Dalam hal itu terdapat tiga jenis peran, yaitu peran yang berorientasi pada diri sendiri, peran yang berhubungan dengan kelompok, dan peran sebagai fasilitator.

v  Peran yang berorientasi pada diri sendiri (self oriented roles).

Peran yang berorientasi pada diri sendiri dimotivasi terutama oleh kebutuhan pribadi seseorang. Misalnya, seorang peserta rapat yang bersifat kontroling, yaitu mendominasi rapat untuk memajukan superioritasnya atau masalah yang menyangkut dirinya sendiri dan tidak memperhatikan masalah lain.

v  Peran yang berhubungan dengan kelompok (group maintenance roles).

Dalam rapat, seorang berfikir dan bertindak dengan mengacu pada sumbanganya terhadap pencapainya tujuan rapat. Misalnya, memberi tanggapan terhadap peserta lain, baik yang perhatian secara verbal atau nonverbal.

v  Peran yang bersifat fasilitator (task fasilitating roles).

Peran sebagai fasilitator dilakukan dengan koordinasi, yaitu menunjukan hubungan antara ide-ide dari para peserta, mengklasifikasikan isu atau laporan pendapat, dan meringkas pendapat-pendapat dari orang lain.

2.      Norma Kelompok.

Norma kelompok merupakan perilaku struktur yang dibuat kelompok untuk anggotanya. Dengan demikian semua menentukan batas ilayah antara perilaku yang diterima dan yang tidak di terima oleh kelompok. Oleh karena itu seorang individu yang menjadi anggota suatu kelompok akan memiliki norma yang relative sama dengan anggota lain dalam kelompok itu.

3.      Pengambilan Keputusan Kelompok.

Beberapa keputusan akan diambil secara bersama-sama oleh beberapa orang karena pengambilan keputusan tersebut terlalu bear dan kompleks untuk dilakukan sendiri atau karena keputusan tersebut menyangkut banyak pihak. Keputusan kelompok tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan yang dibahas sebagai berikut.

15.1.2.  Kelebihan dan Kekurangan Bekerja dalam Kelompok.

1.      Kelebihan bekerja dalam kelompok

Banyak orang menyadari bahwa bekerja dalam kelompok merupakan hal yang menyenangkan dan memberikan manfaat-manfaat yang tidak dapat dicapai apabila bekerja sendiri. Beberapa manfaat bekerja dalam kelompok adalah:

v  Lebuh Kuat

Kekuatan gabungan orang-orang yang berkerja dalam kelompok membuahkan hasil yang lebih baik daripada bekerja sendiri.

v  Lebih Kreatif

Dalam suatu kelompok ada banyak informasi pendukung sehingga suatu ide yang kecil bisa dikembangkan menjadi sebuah ide yang besar.

v  Lebih Banyak Belajar

Pada saat bekerja dalam kelompok, seseorang bisa sekaligus belajar .pada saat mengemukakan ide atau pendapat ia belajar mengungkapkan perasaanya sendiri.

v  Kemungkinan Melaksanakan Keputusan Lebih Besar.

Dalam suatu kelompok, orang-orang melaksanakan berbagai keputusan yang perumusanya dibantu oleh anggotanya. Oleh karena mereka terlibat dalam perumusan keputusanya, maka lebih besar kemungkinan mereka dalam melaksanakan keputusan.

2.      Kelemahan Bekerja dalam Kelompok.

Meskipun bekerja dalam kelompok memiliki kelebihan , tetapi ia juga menimbulkan masalah- masalah, kesulitan, dan kerugian tertentu.

v  Membutuhkan Waktu Lebih Lama.

Setiap keputusan memerlukan pendapat dan komentar dari anggota dan hal itu membutuhkan waktu yang relative lebih lama.

v  Kemungkinan Didominasi Individu.

Dalam kelompok sering kali ada orang-orang yang ingin mendominasi suatu diskusi. Keinginan untuk mendominasi tersebut membuat mereka mengecilkan hati anggota lain dalam memberikan kontribusi yang mungkin bermanfaat.

v  Mengandalkan Satu Individu.

Bergabung dalam kelompok memungkinkan tanggung jawab anggota kelompok dalam hal memberikan kontribusi yang tersebar keseluruh anggota.

v  Menekan Individu untuk Menyesuaikan Diri.

Dalam suatu kelompok sering terdapat tekanan untuk menyesuaikan diri. Para anggota lebih sering memberikan pendapat setuju terhadap suatu masalah karena mereka lebih menghargai keanggotaan dan penerimaan dalam kelompok daripada resiko untuk terlibat dalam konflik ketidaksetujuan.

15.2.RAPAT

Apabila seseorang mengalami promosi dari karyawan operasional ke manajer tingkat pertama atau mengalami promosi dari manajer lini pertama ke manajer madya atau dari manajer madya ke manajer puncak, maka dia akan semakin banyak disibukkan dengan berbagai rapat. Oleh karena itu, pemahaman rapat sangat penting bagi manajer dan bagi penyelenggara rapat.

15.2.1.  Pengertian dan Jenis-jenis Rapat

Rapat adalah setiap jenis maksud tertentu dari orang-orang yang datang bersama-sama untuk melaksanakan bisnis perusahaan. Rapat juga dapat didefinisikan sebagai pertemuan dua orang atau lebih untuk membicarakan dan merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

Rapat dapat dibedakan menjadi beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya , yakni berdasarkan tujuan, sifat, jangka waktu, dan frekuensi.

1.      Berdasarkan Tujuan

Berdasarkan tujuanya, rapat dibedakan menjadi tuga, yaitu rapat informasional, rapat pengambilan keputusan, dan rapat perundingan.

v  Rapat Informasional

Merupakan rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota tentang kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi dan prosedur atau cara kerja baru. Dengan demikian, anggota organisasi memahami latar belakang dan apa yang sekarang ada dalam organisasi.

v  Rapat Pengambilan Keputusan

Merupakan bentuk rapat yang bertujuan mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Dalam hal ini, anggota akan memberikan masukan-masukan dalam pemecahan masalah. Pengambilan keputusan dapat diambil pada saat itu juga, tetapi dapat pula diambil dalam situasi terpisah yang dilakukan oleh pimpinan organisasi.

v  Rapat Perundingan

Rapat perundingan bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan dan mencari jalan tengah agar tidak saling merugikan pihak-pihak yang terlibat dalam suatu masalah tertentu.

2.      Berdasarkan Sifat

Berdasarkan sifatnya, suatu rapat secara umum dibedakan menjadi dua, yaitu rapat yang bersifat formal dan informal, serta rapat yang bersifat terbuka dan tertutup.

v  Rapat Formal

Merupakan rapat yang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu menurut ketentuan yang berlaku, dan peserta rapat secara resmi mendapatkan undangan.

v  Rapat Informal

Adalah rapat yang diadakan tidak berdasarkan pada suatu perencanaan formal. Rapat bisa terjadi setiap saat,kapan saja, dan dengan siapa saja sebagai pesertanya. Rapat seperti ini biasanya terjadi karena orang-orang bertemu secara kebetulan dan kemudian membahas suatu masalah yang menyangkut penting bersama.

v  Rapat Terbuka

Merupakan rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi atau perusahaan. Materi yang dibahas bersifat umum atau tidak rahasia.

v  Rapat Tertutup

Merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tertentu, dan biasanya menyangkut masalah yang untuk sementara masih sbersifat rahasia.

3.      Berdasarkan Jangka Waktu

Berdasarkan jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi empat, yaitu rapat mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Ada pula rapat dengan jangka waktu selain yang dikemukakan diatas, tetapi tidak lazim, misalnya rapat dua bulanan.

v  Rapat Mingguan

Merupakan rapat yang diadakan sekali dalam seminggu yang membahas masalah-masalah yang bersifat rutin dan masalah-masalah yang muncul pada minggu itu. Rapat dapat dilakukan disetiap departemen, setiap cabang, setiap seksi, atau oleh para eksekutif.

v  Rapat Bulanan

Rapat yang diadakan sebulan sekali, biasanya setiap akhir bulan. Rapat membahas masalah-masalah yang terjadi selama satu bulan itu. Contohnya, rapat membahas laba-rugi bulan tersebut.

v  Rapat Semesteran

Rapat yang diadakan sekali selama satu semester (enam bulan), yang bertujuan mengevaluasi hasil kerja selama enam bulan yang lalu dan mengambil langkah-langkah selanjutnya untuk enam bulan yang akan dating. Contohnya, rapat penjualan dan rapat evaluasi kinerja karyawan.

v  Rapat Tahunan

Rapat yang diadakan setahun sekali, misalnya rapat dewan komisaris, RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham), atau dapat juga hanya merupakan rapat akhir tahun yang membahas laba-rugi perusahaan.

4.      Berdasarkan Frekuensi

Berdasarkan frekuensinya, rapat dibedakan menjadi dua, yaitu rapat rutin dan incidental.

v  Rapat Rutin

Rapat rutin yakni rapat yang sudah ditentukan waktunya, misalnya mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan.

v  Rapat Insidental

Merupakan rapat yang tidak berdasarkan jadwal, tetapi pelaksanaanya tergantung pada ada tidaknya masalah dan berat ringanya masalah yang sedang dihadapi. Misalnya, perusahaan telah menyusun strategi pemasaran untuk enam bulan mendatang. Tiba-tiba perusahaan pesaing melakukan strategi pemasaran yang sangat berpengaruh pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Menghadapi masalah seperti itu, perusahaan segera menyelenggaraan rapat pada saat itu juga.

15.2.2            Merencanakan Rapat

Agar penyelengaraan rapat berhasil, acara rapat harus direncanakan dengan baik. Perencanaan rapat akan menyangkut penentuan tujuan, mengantisipasi hasil, memilih rencana tindakan, mengembangkan agenda, pertimbangan waktu.

1.      Penentuan Tujuan

Sebelum mengadakan rapat, perlu ditentukan tujuan rapat. Penentuan tujuan rapat akan mempertajam pusat perencanaan dan mengantisipasi hasil-hasil yang diinginkan dari rapat tersebut. Rapat yang diselenggarakan dengan tujuan berbeda akan memperoleh hasil yang berbeda pula.

2.      Mengantisipasi Hasil

Hasil-hasil yang diperoleh dari suatu rapat diantisipasi kemungkinanya. Dengan mengantisipasi hasil rapat, dapat disusun suatu hubungan jika-maka. Misalnya, pada suatu rapat perundingan. Sebelum rapat diselenggarakan, sudah diantisipasi terlrbih dahulu hasil seperti apa saja yang kira-kira diperoleh. Misalnya, apabila persetujuan tidak dapat dicapai, apa yang harus dilakukan oleh pemimpin rapat. Apabila suasana rapat terus memanas dan bahkan cenderung anarkis, apa yang harus dilakukan. Apabila masing-masing pihak sebenarnya sudah tidak terlalu mementingkan kepentingannya sendiri, tetapi keputusan tidak kunjung tercapai, apa yang akan dilakukan? Pada prinsipnya, apa yang akan dilakukan tergantung pada pimpinan rapat itu sendiri.

3.      Memilih Peserta Rapat

Undangan rapat dipandang oleh beberapa orang sebagai simbpl statu. Status oarng yang sering mendapatkan undangan rapat dinilai lebih tinggi daripada orang yang jarang atau bahkan tidak pernah mendapatkan undangan rapat. Namun demikian, undangan rapat itu tetap tidak dikehendaki oleh sebagian orang. Jika memungkinkan, mereka memilih tidak mendapatkan undangan rapat.

Terlepas dari dua pandangan terhadap undangan rapat di atas, masalah lain yang dihadapi pada saat akan menyelenggarakan rapat adalah jumlah orang yang akan diundang. Berkaitan dengan masalah yang kedua itu, penyelenggara rapat perlu menentukan siapa saja yang akan diundang. Pedoman umum yang dapat digunakan adalah hanya mengundang mereka yang benar-benar berperan penting dalam rapat tersebut. Mereka yang akan memutuskan suatu hal berdasar hasil rapat akan diundang beserta dengan mereka yang terkait dengan masalah yang akan dibahas.

Tidak ada ketentuan buku mengenai jumlah orang yang akan diundang. Namun, dari tujuan rapat dapat ditentukan berapa orang yang kira-kira harus diundang. Untuk rapat informasional, semua anggota organisasi atau semua karyawan diundang. Misalnya, rapat informasional kebijakan pemberian perumahan bagi seluruh karyawan. Rapat pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan mengundang pihak pengambilan keputusan dan pihak-pihak yang terkait dengan keputusan tersebut. Sementara dalam rapat perundingan, diundang pihak-pihak yang terlibat dalam suatu perkara yang sedang dirundingkan.

4.      Penyusunan Agenda

Suatu rapat dapat diibaratkan sebuah kapal yang sedang berlayar. Angin dapat membawanya pergi kemanapun, tanpa tujuan yang jelas. Oleh karena itu, kapal memerlukan kemudi. Dalam suatu rapat, kemudi yang dapat mengarahkan berjalanya rapat adalah agenda. Agenda harus menyentuh topic-topik yang akan dibahas agar mencapai tujuan tertentu. Agenda sebaiknya tidak terlalu berat sehingga berakibat seseorang merasa takut untuk dating. Namun, agenda sebaiknya juga jangan terlalu ringan agar orang merasa tidak perlu datang.

5.      Perimbangan Waktu

Pertimbangan pertama menyangkut jam berapa sebaiknya rapat dilakukan. Pada prinsipnya, rapat dapat dilaksanakan pada pagi, siang, sore, maupun malam hari. Rapat yang diadakan begitu orang masuk kantor memberi indikasi bahwa rapat membahas masalah yang sangat penting yang segera harus dilakukan, atau rapat tersebut tertunda sehari sebelumnya sehingga harus dilaksanakan atau diteruskan pada pagi hari berikutnya. Rapat sore hari menjelang waktu pulang kantor menyebabkan para peserta tidak merasa hikmat karena sudah terlalu lelah atau sudah jenuh dengan permasalahan yang dihadapi pada hari itu. Jika rapat diadakan terlalu malam, peserta sudah merasa lelah dan mengantuk. Dengan begitu, perhatian terhadap materi yang dirapatkan berkurang. Rapat-rapat umum biasanya dimulai jam 90.00 waktu kedatanga karyawan ke kantor dan dimulainya kegiatan rutin. Selain itu, rapat juga bisa diadakan jam 13.00. pada jam itu karyawan sudah bekerja setengah hari dan sudah beristirahat. Namun, pada rapat-rapat tertentu, bila masalah yang dibicarakan sangat penting, rapat dapat dimulai pada jam berapapun, dan berlangsung sangat lama bahkan tidak menghiraukan waktu berakhirnya.

Menyangkut waktu yang dimulai dan berakhirnya rapat perlu direncanakan dan ditetapkan sebelumnya. Setelah itu,waktu bisa diinformasikan kepada peserta rapat sehingga mereka dapat mempertimbangkan pengguaan waktu rapat secara efisien.

6.      Pertimbangan Lokasi

Rapat dapat diadakan dikantor itu sendiri, diluar kantor tetapi masih dalam satu kota, atau diluar kota. Pertimbangan lokasi pada umumnya memperhatikan masalah ketersediaan ruangan, kapasitas ruangan, kelayakan ruangan, dan alas an lain. Rapat rutin biasanya diadakan di dalam kantor. Biasanya, setiap perusahaan memiliki ruang yang khusus dipergunakan untuk rapat. Rapat yang mengundang seluruh anggota organisasi atau seluruh karyawan biasanya diadakan didalam perusahaan sendiri.

            Jika perusahaan tidak memiliki ruang yang cukup, maka dipilihkan lokasi diluar perusahaan, tetapi masih dalam kota. Rapat yang mengundang banyak orang dari luar perusahaan dan berasal dari berbagai instansi biasanya memilih tempat khusus, misalnya Puncak bila di Jakarta dan Bandung, Kaliurang bila di Yogyakarta, Malang bila

15.2.3            Menyelenggarakan Rapat

Dalam penyelenggaraan rapat perlu diperhatikan dalam pembuatan undangan rapat, urutan pelaksanaan rapat, pengaturan ruang rapat, perlengkapan rapat, akomodasi dan kesehatan.

1. Undangan rapat

Informasi yang disampaikan

v  Hari

v  Tanggal

v  Jam ( Apabila memungkinkan )

v  Tempat ( lengkap dengan alamat )

v  Acara rapat

2. Urutan Pelaksanaan Rapat

v  Urutan rapat dengan pembahasan satu masalah terdiri dari:

a)      Pembukaan oleh pejabat dan pembukaan oleh pimpinan rapat.

Pembukaan oleh pejabat menyatakan bahwa rapat secara resmi dibuka. Biasanay pembukaan diawali dengan pemukulan gong atau dengan pengetukan palu, biasanya pejabat tersebut tidak terlibat dalam pelaksanaan rapat, misalnya rapat kerja para pimpinan Perguruan Tinggi Swasta se-Indonesia dibuka oleh Menteri Pendidikan Nasional. Rapat Para kepala cabang BRI dibuka oleh direktur BRI.

b)      Pembukaan oleh pimpinan rapat.

Pemimpin rapat menyatakan rapat siap dimulai yang biasanya diawali dengan Doa menurut agama dan kepercayaan masing-masing peserta rapat.

c)      Pembahasan.

Seterlah rapat dibuka oleh pimpinan rapat, kemudian di ulas tujuan rapat, materi yang akan dirapatkan, perkembangan pembahasan ( untuk materi rapat yang sebelumnya ), dan waktu berakhirnya rapat.

d)     Penyimpulan /perumusan.

Terkadang kesimpulan tidak dapat diambil dalam suatu rapat karena kehabisan waktu yang telah ditentukan, hasil rapat saat itu dijasikan kesimpulan, dan peserta rapat dimohonkan untuk memikirkan lebih jauh kelanjutan dari rapat tersebut.

v  Rapat dengan pembahasan lebih dari satu masalah ( masalah yang banyak dan menyangkut banyak orang ) urutan pelaksanaanya :

a)      Pembukaan ( sama seperti yang dia atas ).

b)      Pembagian tugas.

Misalnya dalam suatu rapat penyempurnaan aturan kepegawaian akan dibuat kelempok – kelompok berdasarkan materi yang akan dibahas dalam aturan tersebut meliputi :

1.      Hubungan Kerja

2.      Hari kerja dan jan Kerja

3.      Tata tertib kerja

4.      Pembabasan dari kewajiban kerja

5.      Penggajian dan tunjangan

6.      Pemutusan hubungan kerja

c)      Diskusi/rapat kelompok.

Jika dipandang perlu, kelompok bisa dibagi lagi menjadi beberapa sub kelompok yang lebih kecil. Misalnya, kelompok hubungan kerja dibagi menjadi subkelompok : peraturan yang mengatur hubungan kerja, hubungan kerja di lingkungan industry, hubngan kerja di perusahaan yang bersangkutan, serta hubungan kerja yang diinginkan di perusaan yang bersangkutan. Setelah pembagian ke bagian sub kelompok fdan memperoleh hasil pembahasan kemudian diambil kesimpulan kelompok yang kemudian hasil tersebut diajukan ke rapat pleno.

d)     Rapat Pleno.

Merupakan rapat yang dihadiri oleh kelompok-kelompok, diman masing-masing kelompok menyampaikan hasil pembahasan yang dilakukan.

e)      Perumusan.

Pada umumnya dilakukan oleh suatu tim tersendiri ayng disebut tim perumus. Namun dapat pula perumusan diambil oleh beberapa anggota kelompok yang diplih menjadi anggota tim perumus.

f)       Pengesahan dan pendistribusian hasil rapat.

Setelah hasil rapat disahkan kemudian dicetak perbanyak kemudian didistribusikan kepada seluruh peserta rapat dan unit-unit lain yang berhunbungan dengan hasil rapat.

3.      Pengaturan ruang rapat

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan ruang rapat adalah penerangan, ventilasi, dan tempat duduk.

v  Penerangan.

Sebaiknya tidak terlalu berlebihan karena bisa membuat mata sakit dan ruangan menjadi lebih panas. Penerangna yang dilakukan dengan hanya sinar matahari usahakan sebagian besar tempat duduk peserta membelakangi matahari.

v  Ventilasi.

Sangat penting dalam penyelenggaraan rapat. Apabila suatu rapat dilaksanakan pada ruangan tiadak menggunakan AC harap menggunaakan jendela, dan kipas angina

v  Tempat duduk.

Yang ditata bisa setengah lingkaran, hruf U, kelas, dan empat persegi panjang tergantung dengan jumlah peserta, luas ruangan, dan tingkat interaksi yang diinginkan.

4. Perlengkapan rapat

Hal yang perlu di perhatikan atau ditekankan dalam perlengkapan rapat yaitu meyakinkan kepada peserta rapat memepersiapkan diri  perlengkapan individu seperti alat tulis,kertas,lkalkulator, dan jika perlu notebook. Dengan demikian tanggung jawab bagi penyelengara rapat hanyalah perlengkapan rapat yang sifatnya umum, seperti:

v  Sound system dan microphone yang berfungsi untuk pengeras suara agar dapat didengar dengan jelas oleh peserta rapat.

v  Papan tulis atau flip chart dan perlengkapan.

v  Proyektor yang digunakan untuk menampilkan gambar, tulisan, angka-angka atau video/film ke layar.

5. Akomodasi.

Apabila rapat diikuti oleh pesert dari luarkota dan harus menginap. Misalnya dengan menyediakan kendaraan khusus yang akan menjemput dan mengatar peserta dari penginapan ke tempat rapat.

6. Kesehatan

Dalam penyelenggaraan rapat yang begitu panjang, misalnya dua hari lebih panitia perlu memperhatikan maslah kesehatan, misalanya memperhatikan menu makanan, menyediakan obat-obatan, dan menyediakan pelayanan dokter.